Tarvitseeko pienyritys prosesseja?
Prosessit ovat tärkeitä myös pienelle yritykselle. Hallittu kasvu vaatii myös pieneltä toimijalta prosessien kehittämistä ja johtamista.
Maija-Leena Rissanen
Esimerkkejä prosessien tarpeellisuudesta
Prosessit ovat tärkeitä myös pienelle yritykselle. Hallittu kasvu vaatii myös pieneltä toimijalta prosessien kehittämistä ja johtamista. Kirjoituksessa käyn läpi hyvän prosessin piirteet ja tuon esiin prosessien hyötyjä myös pienelle yritykselle.
Moni yritys ja yrittäjä tekee paljon työtä yrityksensä eteen, mutta tuottaako kaikki työ haluttua tulosta vai tuhlaatko aikaasi turhien toimien tekemiseen tuottamatta mitään lisäarvoa yrityksellesi. Pysähdytkö koskaan miettimään ovatko yrityksesi prosessit kunnossa ja toimintasi tavoitteellista ja mitattavaa?
Tavatessani yrittäjiä ja tutustuessani erilaisiin ja erikokoisiin yrityksiin huomaan usein keskustelevani prosesseista. Yhdessä seminaarissa yksinyrittäjä harmistuneena tuhahti, että hän ei tarvitse prosesseja. Prosessit tappavat luovuuden ja hän on itse asiassa yrityksensä ainoa prosessi. Hyvä niin, mutta kyseenalaistin asian. Toin esiin, että mitäpä jos hänen toimintansa saa tuulta alleen ja kasvaa, niin silloin on tarve ottaa muita tekijöitä mukaan hänen lisäksi. Miten tämä prosessi kehittyy ja laajenee silloin? Miten vastuut ja tehtävät jaetaan? Miten mitataan onnistumista ja tehokkuutta? Onko kaikki tekeminen itse ihan järkevää ja tuottaako itsetekeminen yrityksellesi lisäarvoa? Toimintamalli, jossa kaikki tekee kaikkea ja vastuun jakamattomuus ei tuota hyvää lopputulosta.
”Hyvällä prosessilla voit tehostaa toimiasi ja et tuhlaa arvokasta aikaasi tekemiseen, joka ei tuota sinun yrityksellesi tai sinun asiakkaillesi lisäarvoa. ”
Toisen yrityksen kanssa kävin keskustelua prosesseista. Heillä olikin jo kokemusta, että yrityksen kasvaessa prosesseilla on merkitystä. Tässä yrityksessä perheen isä oli vuosikymmeniä pyörittänyt tuottavaa yritystä tehden tuotteita sekä myyden ja asentamalla niitä asiakkailleen. Vähitellen perheen poika tuli mukaan kuvioihin ja auttoi erityisesti tuotannon tehtävissä. Tässä kohden toimintaa tuli tarpeen miettiä niitä prosesseja enemmänkin, jotta työnteko ja toimitettava tuote ja palvelu olisivat jatkossa samanlaatuista kuin on totuttu toimittamaan asiakkailleen tähän mennessä. Meni vähän aikaa ja perheen tytär astui remmiin ns. toimistotöihin, tarkoituksenaan lisätä myynnin ja markkinoinnin tehtäviä. Olikin yllättävän haasteellista löytää ja miettiä mitkä toimet ja missä järjestyksessä ovat niitä toimistotöitä ja millaisilla työmenetelmillä ja työkaluilla niitä tehdään tai miten se myynti ja markkinointi onkaan aiemmin tehty ja miten sitä pitäisi kehittää.
Käydessäni tätä keskustelua tämän yrityksen kanssa, yritys olikin tilanteessa, jossa se oli havainnut, että juuri ulkopuolisten rekrytointi ja yrityksen kasvattaminen vaativat toimintojen selkeytystä. Lisäksi kun yritys halusi kehittää toimintaansa enemmän sähköiseen suuntaan ja hyödyntää digitalisoinnin tuomia etuja, vaati se toimintojen kuvaamista ja ydinprosessien tunnistamista.
Millainen on hyvä prosessi?
Hyvä tavoitteellinen prosessi auttaa yrittäjää tunnistamaan, mikä toimii ja mitä kannattaa kehittää. Hyvällä prosessilla voit tehostaa toimiasi ja et tuhlaa arvokasta aikaasi tekemiseen, joka ei tuota sinun yrityksellesi tai sinun asiakkaillesi lisäarvoa. Prosessijohtamisessakin siis asiakkaasi on tärkeä.
Prosessit ja tehokkuus ovat ”match made in heaven”, hanska ja käsi, tai mitä näitä yhteenliittymän oivallisuutta kuvaavia mielikuvia onkaan. Menestyäkseen yritysten on jatkuvasti pyrittävä parantamaan kilpailukykyään. Kilpailukykyä parannetaan sekä tarjoamalla asiakkaille entistä parempia tuotteita ja parempaa palvelua että kehittämällä kustannustehokkuutta. Prosessiajattelussa tärkeää onkin toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen osaoptimoinnin sijaan.
Prosessi voidaan määritellä toisiinsa liittyvien tapahtumien ja tehtävien muodostamaksi kokonaisuudeksi, joka alkaa asiakkaan tarpeesta ja päättyy asiakkaan tarpeen tyydyttämiseen.
Hyvä prosessi luo arvoa asiakkaalle ja liittyy liiketoiminnan tavoitteisiin. Se tuottaa mitä lupaa, halutulla laatutasolla ja oikea-aikaisesti, tehokkaasti ilman viiveitä. Hyvä prosessi auttaa toimimaan tehokkaasti. Hyvä prosessi on myös yksinkertainen ja estää virheitä tapahtumasta. Se tuo poikkeamat esiin, jotta niihin voidaan puuttua.
Prosessien tulee olla dokumentoidut ja niiden tulee olla kaikkien työntekijöiden tiedossa. Niitä tulee myös yhteisesti noudattaa. Prosesseilla tulee myös olla mittarit, joita seurataan ja jotka liittyvät yrityksen liiketoimintaan.
Hyvä prosessijohtaminen perustuukin seuraavaan kolmeen kulmakiveen:
- prosessit tulee tunnistaa, suunnitella tehokkaiksi ja dokumentoida
- prosesseja pitää johtaa
- prosesseja kannattaa kehittää.
Liiketoiminnan perusprosessit ovat kaikille samat
Olipa yrityksesi millä toimialalla tahansa, samat prosessit ovat löydettävissä kaikista yrityksistä:
- pärjätäksesi kilpailussa ja tarjotaksesi asiakkaillesi laadukkaita tuotteita ja palveluja, jokaisella yrityksellä kannattaa olla jonkinlainen uuden tuotteen tai palvelun luontiprosessi. Tämä voi pitää sisällään tuotekehitystä, tuotehallintaa, tuotteistusta, palvelumuotoilua, koemarkkinointia jne.
- ylläpitääkseen ja kehittääkseen asiakassuhteita, jokaisella yrityksellä tulee olla asiakkuuksien ja asiakkaiden hallintaprosessi. Tämä pitää sisällään markkinointiin ja myyntiin liittyvät toimet sekä kaiken asiakastiedon hallinnan myyntisyklin eri vaiheissa. Osaprosesseiksi voi tunnistaa esimerkiksi puhutaanko uusista asiakkaista vai olemassa olevista, erilaisista asiakassegmenteistä jne.
- yritykset hankkivat tavaroita ja palveluja voidakseen omasta puolestaan tarjota tuotteita ja palveluja. Hankinta-, tuotanto- ja tilaus-toimitusprosessit kuuluvat joka yrityksen prosessirepertuaariin.
- ja tärkeää on pitää koko homma kasassa eli tukiprosessit, kuten henkilöstöhallinto, strateginen suunnittelu, tietohallinto, taloushallinto ovat myös osa hyvin toimivan yrityksen dna:ta.
Mitä hyötyä on prosesseista?
Kukapa ei haluaisi toimia yritystoiminnassa järkevästi ja siten, että siitä on asiakkaalle selkeää hyötyä. Ja jos voit vielä tehdä tästä omalla alallasi kilpailuedun, niin aina parempi.
Prosessit voivat hyödyttää yritystäsi ainakin seuraavilla tavoilla:
- voit kasvattaa liiketoimintaasi hallitusti ja palvella asiakastasi laadukkaasti
- voit rekrytoida, perehdyttää ja sitouttaa uusia työntekijöitä selkeämmin ja vähemmällä vaivalla, kun toimintasi on selkeästi kuvattu ja mittarit asetettu yrityksesi parhaaksi
- voit tehostaa ja kehittää toimintaasi, jos havaitset, että jokin asia ei toimi tavoitteiden mukaan. Sinulla on selkeä toimintamalli, mitä vasten mitata todellista tekemistä ja tavoitteitasi.
- voit paremmin hyödyntää sähköisten järjestelmien ja digitalisoinnin hyötyjä
- voit helpommin tunnistaa mikä on sinun ydinliiketoimintaasi ja mitä voit ulkoistaa. Tukiprosesseissa on paljon palveluja, jotka voit, ja usein kannattaakin, ulkoistaa ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.
Tuotteiden ja palveluiden kaupallistaminen ja tuotteistaminen tarvitsee selkeät prosessit taustalleen
Tuotteistamisella tarkoitetaan uusien tai olemassa olevien tuotteiden tai palvelujen kaupallistamista. Yksi työkalu tässä työssä voi olla palveluketjuanalyysi, jossa käydään monipuolisesti läpi toimintaa asiakkaan ja oman yrityksen näkökulmasta. Analyysin pohjalta syntyy kuvaus asiakaspolusta, eli siitä miten asiakas näkee yrityksesi ja löytää palvelusi ta tuotteesi.
Jotta voit palvella asiakastasi hyvin, sinulla tulee olla myös omat sisäiset prosessit kuhunkin asiakkaan toimeen, jossa tämä tulee kosketuksiin yrityksesi kanssa. Osa näistä kosketuspinnoista voi olla teknologiaa (esimerkiksi kotivisut, verkkokauppa), mutta moni toiminto vaatii yritykseltäsi konkreettisia toimia, siis prosessia, joka tuottaa asiakkaallesi lisäarvoa.
Asiakasta vartenhan me liiketoimintaa tehdään?
Mikä on yksinyrittäjän tärkein prosessi?
Palataanpa pienyrittäjän prosesseihin. Ydinkysymys oli siis: tappaako prosessit luovuuden tai asuuko luovuus kaaoksessa? Väitän, että prosessit eivät estä luovuutta vaan vapauttavat aikaa myös luovalle toiminnalle.
Yksinyrittäjälle ehkä yksi tärkein prosessi on oman ajan hallinta. Kyky ulkoistaa, kyky pysähtyä ja tarkastella toimintaansa ja luopua sellaisesta, mikä ei oikeasti tuota lisäarvoa juuri sinun asiakkaallesi.
Kun teet enemmän ”oikeita” tekemisiä, voit vähentää turhia hommia ja saat ehkä tasapainoa omalle ”työ-muu elämä” -kokonaisuudellesi. Yrityksesi voi hyvin ja sitä on mahdollista kehittää, kun on [mitattua ja laadutettua] tietoa siitä miten asiat toimivat.