Miten yritys voi kehittää prosesseja?

Tässä kirjoituksessa ryhdytään tuumasta toimeen, eli pohdimme yhdessä, miten yritys voi kehittää prosesseja.

Maija-Leena Rissanen

Millaisia aiheita voi tulla esiin, kun yritys lähtee kuvaamaan ja kehittämään prosessejaan?

Olen kirjoituksessa ”Tarvitseeko pieni yritys prosesseja?” perustellut, miksi pienikin yritys tarvitsee prosesseja. Tässä kirjoituksessa ryhdytään tuumasta toimeen, eli pohdimme yhdessä, miten yritys voi kehittää prosesseja.

Kun yritys haluaa lähteä kehittämään omia prosesseja, ei kannata lähteä soitellen sotaan, vaan ensimmäisenä suosittelen laatimaan jonkinlaisen toimintasuunnitelman tai kehityssuunnitelman, jossa yrityskohtaisesti tunnistetaan tehtävät prosessien kuvaamiseen ja käyttöönottoon juuri tässä yrityksessä.

Hyvä tapa aloittaa työ on tehdä prosessinäkökulmasta selvitys yrityksen nykytilasta. Millaista toimintaa yrityksellä nyt on? Millaisia tavoitteita prosessityöllä on? Minkälaisella resursoinnilla ja osaamisella työtä lähdetään tekemään? Usein on suositeltavaa ottaa työhön mukaan yrityksen ulkopuolinen konsultti, erityisesti mikäli yrityksessä ei ole jo kehityshenkilöstöä. Asiantuntija voi helpottaa huomattavasti yrityksen käyttämää aikaa aiheeseen ja tuoda myöskin ulkopuolista neutraalia näkemystä siihen, mitä yrityksessä kannattaa kehittää.

Omien toimien tarkastelu antaa tietoa siitä, millaisia prosesseja yritys voisi tarvita kehittää ja kuvata. Kannattaa hyödyntää ne toimintamallit, jotka koetaan toimiviksi ja miettiä ja kehittää niitä, mitkä eivät tänä päivänä toimi. Yritykselle kannattaa luoda oma prosessikartta, josta eri toimintojen väliset suhteet käyvät yhdestä kuvasta tai kaaviosta ilmi.

Oma yritystoimintasi ja liikeideasi vaikuttaa siihen, millaisia prosesseja yrityksessäsi on. Varmasti ihan maalaisjärjellä ajateltuna on selvää, että jos piirrämme prosessikartat autokorjaamolle, kampaajalle, tapahtumajärjestäjälle tai yritykselle, joka valmistaa ja myy tuotteita, niin kartoissa olisi yhtäläisiä asioita, mutta myös erilaisia asioita.

Yhtälaista on arviointi siitä, mikä on yrityksen tilaus-toimitusprosessi. Tai miten yrityksen taloutta suunnitellaan ja hoidetaan käytännössä. Prosessien laatimisperiaatteet ovat samoja, mutta käytännön toteutus erilainen.

Ilman jatkuvaa kasvua ja edistystä, sellaisilla sanoilla kuin kehittyminen, saavuttaminen tai onnistuminen ei ole merkitystä.
​–​ Benjamin Franklin ”

Millaisia malleja on prosessien kehittämisessä?

Prosessin määritelmässä kuvataan sitä, että prosessi on toisiinsa liittyvien tapahtumien ja tehtävien muodostama kokonaisuus, joka alkaa asiakkaan tarpeesta ja päättyy asiakkaan tarpeen tyydyttämiseen. Prosessijohtamisen perusideana on ottaa toiminnan suunnittelun ja ohjaamisen perusyksiköksi toimintaprosessi. Toimintaa tarkastellaan ja kehitetään siis luonnollisen, asiakastarpeesta lähtevän työnkulun mukaan.

Yritys voi valita eri lähtökohtia kehittää prosessejaan. Erilaisiin prosessien kehittämisen tapoihin voit tutustua esimerkiksi:

https://www.logistiikanmaailma.fi/tuotanto/prosessien-kehittaminen/

Esimerkiksi Lean-ajattelun tarkoituksena on keskittyä yrityksen toiminnan parantamiseen hukan poistamisen ja arvon lisäämisen kautta. Arvo pyritään määrittämään aina asiakkaan näkökulmasta.

5S on alun perin Japanissa kehitetty viisiportainen työympäristön organisointiin ja työmenetelmien standardointiin keskittyvä menetelmä, jonka tavoitteena on kasvattaa työn tuottavuutta sekä työturvallisuutta. Alla olevasta linkistä voit tutustua aiheeseen selkeässä kirjoituksessa 5S-menetelmästä:

https://blog.pinja.com/5s-menetelmalla-siisteytta-ja-jarjestysta-tuotantotiloihin

 

Prosesseja voidaan kuvata monella eri tavalla. Tyypillisimmät tavat kuvata sisältävät vuokaavioita, uimaratakuvauksia tai vaikka taulukoita, joissa on tehtäviä ja ohjeita. Hyvä käytäntö on rakentaa jonkinlaista prosessien kuvaamisen hierarkkisuutta tyyliin avainprosessit => tukiprosessit => tehtävät => ohjeet. Prosessien toimivuutta ja yleensäkin yrityksen toimintaa varteen laaditaan erikseen mittareita.

Prosessien kehittämisessä käytetään yleisesti pohjana laatustandardia eli ISO-9000-sarjan standardeja. Tämä kannattaa, vaikka ensisijainen tavoitteesi yrityksessä ei olisikaan laatusertifikaatin hakeminen, niin tunnettuun malliin perustuvan järjestelmän kehittäminen on järkevä valinta.

Millaisia prosesseja yrityksissä tyypillisesti on?

Se millaisia prosesseja yrityksessä on, riippuu tietysti siitä, millaista liiketoiminta yritys harjoittaa. On eri asia kuvata esimerkiksi tuotteita valmistavan yrityksen toimintaa prosesseina kuin vaikka palvelua tuottavaa yritystä ja sen prosesseja. Kuitenkin yhtäläisyyksiä ja samalaisia periaatteita löytyy kaikista liiketoimintaa harjoittavista yrityksistä.

Yleensä tunnistetaan yritykselle joku avainprosessi, joka kattaa yrityksen pääasiallisen toiminnan. Siitä tulee nimitys avainprosessi. Prosessin alkupäässä on asiakastarve (tilaus, osto) ja toisessa päässä on tilauksen toimitus asiakkaalle. Usein tietysti tähän voi mieltää vielä elinkaarta eli esimerkiksi oston jälkeistä elämää kuten huoltoa ja ylläpitoa.

Avainprosessia tukee erilaiset tukiprosessit. Tähän voi kuulua markkinointia, kirjanpitoa ja muuta taloustoimintaa esimerkiksi laskutusta, laskujen maksua ja asiakkaisiin liittyviä toimintoja kuten myynti tai asiakastuki.

Alkaa kuulostaa jo ihan organisaatiolta? No ehkä se suurin ero on siinä, että prosesseilla kuvataan kaikkea sitä tiedon ja tekemisen virtaa, mitä yrityksessä tapahtuu. Kuhunkin prosessiin liittyy joku tulokulma ja kustakin prosessista syntyy joku tulos tai kokonaisuus. Prosesseihin liitetään myös tyypillisesti erilaisia mittareita, joilla voidaan prosessin läpimenoa ja tehokkuutta mitata. Mittarit ovat tärkeitä, kun halutaan toimintaa kehittää.

Mittareihin puolestaan pätee vanha kunnon SMART-periaate eli mittarien tulee olla fiksuja, jossa kullakin alkukirjaimella on oma merkitys mittarien järkevyyttä mietittäessä:

  • Specific: mittarit tulee määritellä niin, että ne ovat erityisiä ja eivät ole keskenään päällekkäisiä
  • Measurable: mittaamisen tulee olla mahdollista, eli mitattavuus on hyvän mittarin kriteeri
  • Achievable: mittarin tavoitteen tulee olla saavutettavissa. Toki prosessien ja johtamisjärjestelmien kehittämisessä on usein myös kyse toiminnan parantamisesta, joten mittarin absoluuttinen luku voi vuosittain muuttua eli mittareita asetettaessa mietitään kasvua ja tehokkuutta.
  • Relevant: mittarien tulee olla aiheeseen liittyviä eli relevantteja
  • Time-Oriented: mittausten tulee perustua aikaan, mittareille tulee määrittää aikajänne

Tyypillisiä avainprosesseja voisi olla yrityksessä tilaus-toimitusprosessi. Tai palveluyrityksessä asiakaspolkua kuvaava kokonaisuus prosessina. Erilaisia tukiprosesseja voisi olla erilliset valmistus-, markkinointi-, myynti-, taloushallinto- ja varastonhallintaprosessit. Lisäksi voisimme tunnistaa asiakastukea, tuotteen tai palvelun elinkaareen liittyviä prosesseja kuten korjaus, huolto, ylläpito jne. Taloushallinnon toimet kannattaa kuvata prosessiksi. Laajemmassa yrityksessä siihen liittyy toiminnan suunnittelu ja budjetointi, laskujen maksaminen ja laskutus, jne. Olisi hyvä pystyä seuraamaan toiminnan kuluja tuote- tai palvelukohtaisesti, asiakaskohtaisesti jne. Nämä tarpeet kannattaa tunnistaa prosesseihin, jotta tarvittavat tiedot siirtyvät oikeaan paikkaan oikea-aikaisesti.

Eli prosesseja on moneksi.

Haluatko lukea lisää vastaavasta aiheesta?

maija-leenan missio

Haluan auttaa pieniä ja keskisuuria yrittäjiä sekä yksinyrittäjiä löytämään oman tavan toimia alansa kilpailussa. Autan yrittäjiä yli 25 vuoden liiketoiminnan kehittämisen kokemuksella eri alojen yrityksistä. Sydäntäni lähellä ovat erityisesti tuotteistamisen, markkinoinnin ja myynnin kehittämisen haasteet ja mahdollisuudet.

Kysy rohkeasti lisää!

Maija-Leena Rissanen