Mitä pitää sopia, kun haluaa teettää tai uudistaa kotisivut?
Kirjoitus antaa vinkkejä sivujen tekijälle ja ostajalle eli yrittäjälle kotisivujen uudistamisen yhteyteen.
Maija-Leena Rissanen
Kerro asiakkaillesi kuka olet -hyvät kotisivut ovat tänä päivänä perusedellytys kaikille yrityksille!
Hyvät ja yrityksen näköiset kotisivut ovat kaikille yrityksille tärkeää. Kirjoitus antaa vinkkejä kotisivujen tekijälle ja ostajalle eli yrittäjälle mitä kannattaa miettiä etukäteen kotisivuprojektissa.
Kotisivujen rakentamis- tai uudistusprojekti on näkemystä vaativaa puuhaa sekä kotisivutoimittajan että asiakkaan näkökulmasta katsottuna. Päivitän osaamistani kotisivujen tekemisestä verkkokurssilla ja harjoittelen uusien piirteiden toimivuutta samalla omilla yritykseni kotisivuilla. Samalla pohdin näitä liiketoiminnallisia ajatuksia yleisemmin kotisivujen taustalla.
Luin myös erään kotisivuyrityksen asiantuntijan kirjoitusta haasteista, joita projekteissa on syntynyt ajan saatossa. Siitä syntyi listaus toimittajan näkökulmasta siitä, mitä on liiketoiminnallisesti tärkeää sopia asiakkaan kanssa.
Markkinoijana mietin asiaa tietysti myös asiakkaan näkökulmasta. Laadinkin listaa oman näkemykseni mukaan siitä, mitä asiakkaana kannattaisi miettiä uudistuksen yhteydessä ja samalla vaatia kotisivujen toimittajalta laatukriteereinä.
”Aika paljon asioita puolin ja toisin, mutta yhteistyöllä se onnistuu. Jollet ymmärrä itse kaikkea tai olet hukassa, miten ne sivut nyt kannattaisi uudistaa, niin aloita vaikka miettimällä miksi ne sivut olisivat juuri sinun bisneksellesi tärkeät strategisesti.”
Kotisivujen tekijän näkökulma kotisivuprojektissa tärkeistä asiakkaan kanssa sovittavista asioista
1. Määritä selkeä sivujen uudistamisen tai kehittämisen laajuus, tehtävien määritys (ja pidä siitä kiinni)
Kotisivuprojekti ei ole mitenkään poikkeuksellinen yleisesti projektien joukossa. Projekteilla on yksi yhteinen synti. Ne nimittäin tuppaavat laajenemaan, kun ymmärrys kasvaa. Kun kyseessä on kuitenkin aikaan sidottu ja asiakkaan kanssa sovittu toimitettava kokonaisuus, niin projektin laajuudesta sopiminen on asia numero yksi.
Peruskysymykset kuten mikä kuuluu työn hintaan ja mikä on ns. lisätyötä ovat olennaisia tässä. Tehtävien tarkka listaaminen ja vastuiden määrittäminen siitä, mikä kenellekin kuuluu tehtäväksi, ovat konkreettisia toimia tältä osin.
Kannattaa myös kirjata ylös, mitä tapahtuu, jos (=kun) matkan varrella tulee uusia tarpeita, muutoksia ja lisäyksiä. Miten tässä tilanteessa toimitaan ja miten se vaikuttaa aikatauluun ja ennen kaikkea työn määrään ja sovittuun hintaan.
Osaavana kotisivutoimittajana osannet jo etukäteen listata ns. lisätöiksi sovittavat asiat esimerkiksi:
- SEO eli hakukoneoptimointi sisällölle pitää olla selkeästi määritelty (SEO otsikot, avainsanat, hakutekstit)
- kielioppikorjaukset ja tekstinkirjoittaminen, käännöstyöt
- uusien suunnitelmien tekeminen sen jälkeen, kun sivut on jo suunniteltu ja tehty kertaalleen (katso kohta 2.)
- kuvien optimointi ja organisointi (erityisesti jos on paljon kuvia, esimerkiksi verkkokaupan tai referenssikuvaston yhteydessä)
2. Selkeä hyväksymis- ja tarkastamisprosessi on tärkeää määrittää
Suunnitteluvaiheessa on tavanomaista pallotella muutamaakin ideaa. Kun sovittua ideaa lähdetään sitten toteuttamaan, niin on hyvä käytäntö määritellä etukäteen, miten työ hyväksytään asiakkaan toimesta eteenpäin vietäväksi. Asiakkaan tulee siis hyväksyä idea toteutukseen. Tätä prosessia voidaan käydä muutamankin iteratiivisen kerran. Järkevä suunnittelija määrittelee, mikä on riittävä määrä tarkasteluja. Hyvä käytäntö onkin määritellä pelisäännöt sille, kuinka monta kertaa hyväksymiskierrosta tehdään, ennen kuin jatketaan projektissa eteenpäin.
Tyypillinen haaste on, että hyväksyntä jää roikkumaan ja projekti ei etene. Asiakkaalla voi olla monta rautaa tulessa ja juuri tämän projekti ei saa riittävästi aurinkoaikaa hänen toimestaan. Muilla toimialoilla sovellettu käytäntö, että ”tehtävä todetaan hyväksytyksi, jollei tule kirjallisesti muuta määräajan puitteissa”, toimii tässäkin. Eli siis määritellään etukäteen kohtuullinen tarkistus- ja hyväksymisaika, tyypillisesti 7 – 14 päivää, ja homma voi edetä suunnitelman mukaan kohti tavoitettaan.
Toinen projekteja roikuttava asia voi olla puuttuva sisältö. Mikäli tämä on asiakkaan vastuulla, voi olla, että sopivaa sisältöä ei tule määräajassa. Hyvä kotisivutoimittaja pystyy tarjoamaan sisällönkirjoittamista asiakkaalleen vaihtoehtoisena toimintamallina. Toinen hyvä tapa on kirjoituttaa tekstit ammattikirjoittajalla tai markkinointi-ihmisellä, jolle tämä on omaa ydinosaamista.
Selkeän hyväksymis- ja tarkastusprosessin määritys on siis hyvä käytäntö onnistuneen projektin tekemiseksi sovitussa ajassa.
3. Sovi mitä tapahtuu, jos projekti jää kesken
Joskus elämä voi tulla kotisivuprojektinkin väliin ja valmistumista ei tapahdu. Ehkä yleisin syy sille, että kotisivuprojekti ei tule maaliin on, että asiakkaan bisnes olennaisesti muuttuu. Joko se loppuu, toiminta myydään toiselle tai henkilö, joka halusi muutosta vaihtaa työpaikkaa tai muuten muutos ei olekaan enää ajankohtainen.
Näin ollen projekti jää nukkumaan, sitä ei lopeteta eikä sovita mitään tehdystä työstä. Tätä tilannetta varten kannattaa etukäteen sopia:
- miten saa palkkion jo tehdystä työstä, esim. etappien mukaan ja lopetuspalkkio
- riitatilanteiden käsittelyprosessin määrittely
Lopetuspalkkio voi olla maksu, joka laukeaa, kun projektia ei lopeteta sovitun mukaan valmiina, vaan jätetään kesken. Se korvaa tähän työhön varattua tulevaa resurssia (hmm…olipas vaikeasti ilmaistu…siis toimittajan näkökulmasta korvaa menetettyä mahdollisuutta tehdä samoilla resursseilla toista projektia, joka etenee) .
4. Tunnista tekijänoikeudet
Tämän pitäisi olla itsestään selvää, mutta hyvä tuoda kuitenkin esille. Kotisivuille laitettavan materiaalin tulee olla sellaista, että asiakkaalla on siihen käyttöoikeus. On suositeltavaa käyttää asiakkaan omia kuvia, mutta usein käytetään myös kuvapankkikuvia. Kannattaa tarkistaa, että kaikki materiaali on edellä mainittua ja ei käytetä ilman lupaa mitään tekijänoikeuden alaista materiaalia.
5. Kirjoita sopimus, joka ei pelota asiakastasi
Kaikki kannattaa siis sopia kirjallisesti. Mutta sopimusta ei kannata laatia liian monimutkaiseksi. Käytä tarvittaessa lakimiestä tarkastamaan olennaiset asiat. Sopimus on hyvä olla selkeä ja yksinkertainen, niin sen kanssa on helppo toimia.
Kolikolla on se tärkeä toinen puoli, eli kotisivuja halajava asiakas. Listaan myös näkemyksiäni siitä, mitä kotisivujen ostoaikeissa olevan kannattaa miettiä.
Ostajan eli yrittäjän näkökulma siitä, mitä kannattaa huomioida kotisivuprojektissa
1. Tiedä mitä varten teetät työn
Kun katselee yritysten kotisivuja, niin huomaa, että moni ei satsaa tähän hirveästi. On kotisivuja, joiden ilme on vanha, aika on siis mennyt jo ohi selkeästi kotisivujen laatimisen. Pahinta ehkä kuitenkin on, ettei yritys panosta omien palvelujen tai tuotteiden esilletuomiseen, vaan sivulla on hyvin vähän tietoa yhtään mistään.
Ensimmäinen asia kotisivu-uudistuksessa olisikin miettiä, miksi ne sivut kannattaa ylipäänsä olla. Tänä päivänä mobiiliystävälliset sivut ovat ihan pakko olla jokaisella yrittäjällä. Lisäksi sisällön kannattaa heijastaa oman yrityksesi toimintaa ja informoida potentiaalista asiakasta, mitä on tarjolla. Tieto pitäisi olla selkeää ja hyvin saatavilla, sillä kävijä ei sivuilla kauan viihdy, mikäli se ei vastaa hänen hakujaan.
Kotisivut ovat siis olennainen osa jokaisen yrityksen markkinointistrategiaa ja näkyvyyttä. Brändimielikuva syntyy kotisivujenkin perusteella.
Asiakaslähtöiset ja asiakasta palvelevat sivut saavat huomiota ja vastaavasti tuovat asiakkaita yritykseesi. Kyllä tähän kannattaa satsata.
Kotisivuillesi voit laittaa monenlaista toimintaa, joka tukee yritystoimintaasi, esimerkiksi verkkokauppa (mikäli sopii toimintaasi), ajanvarauksen palveluihisi tai asiantuntijakirjoituksia jostain aiheista, jotka tukevat juuri sinun yritystäsi (kuten blogit, artikkelit, referenssitarinat, uutiset).
2. Satsaa laatuun kuvien ja sisällön suhteen
Ei sanota turhaan, että kuva kertoo 1000 sanaa. On järkevää satsata hyviin kuviin. Omat kuvat omista tuotteista (mikäli mahdollista), omasta henkilöstöstä ja omasta työmiljööstä ammattilaisen kuvaamana kertovat paljon. Kännykällä räpsäistystä pystytukka-Rapesta sukeutuu siisti asiakaspalvelija-Raimo, kun ammattilainen ottaa profiilikuvat yrityksen kotisivujen henkilögalleriaan. Jokainen ammattilainen on hyvän kuvan arvoinen. Asialliset tuotekuvat ja videot vahvistavat yrityskuvaasi ja kasvattavat luottamusta tuotteisiisi ja palveluihisi.
Kannattaa siis panostaa tähän osuuteen kotisivujen uudistamis- ja päivitysprojektissa. Otata ammattilaisella hyvät kuvat. Se kannattaa.
Kaikilla ei ole kykyä tuottaa selkeää tekstiä eikä sanan säilä viuhu terävästi tai nasevasti kirjallisesti. Ei ole häpeä eikä synti kirjoituttaa tällöin tekstit omille sivuille ammattilaisella. Tällaisia löytyy varmasti jokaisesta yritysverkostosta useita. Markkinointi-ihmisillä on asiakasnäkökulma hanskassa, ammattikirjoittaja puolestaan kirjoittaa tarpeen mukaan selkeitä tarinoita. Tyylejä on monia ja apua löytyy. Älä jää yksin!
3. Vaadi toimivuutta ja päivitysvarmuutta
Kotisivujen tekijöitä on pilvin pimein ja hintatasot vaihtelevat muutaman satasen sivuista tuhansiin euroihin. Mitä tällä sitten saa?
Varsinkin aloittavan yrittäjän on hämmentävää joutua siihen myllyyn, mikä puhelinmyyjillä alkaa, kun olet yrityksesi Y-tunnuksen saanut. Kotisivujen tarjoajat ovat yksi soittorumban toimijoista. Kannattaa kuitenkin hiukan henkäistä ja ottaa selville, vaikka muilta yrittäjiltä heidän kokemuksistaan.
Hyvillä kotisivuilla on huomioitu ainakin seuraavat seikat: lataamisnopeus, kuvien optimointi, responsiivisuus eli toimivat kaikilla päätelaitteilla siististi, hakukoneoptimoitu sisältö, muu luotettavuus kuten SSL-suojaus ja analytiikkaa sivujen kävijöistä on tarjolla eli tilastot.
Se juju kotisivuissa on, että kun ne kerran on tehty, niitä pitää kuitenkin päivittää jo ihan teknisistäkin syistä. Ohjelmat ja alustat päivittyvät ja niitä pitää ylläpitää. Lisäksi uskon, että tietojen ja tekstien päivitystäkin pitäisi säännöllisesti tapahtua, että kotisivut pysyvät tuoreina ja kuosissa. Kannattaa sopia kenen toimesta tämä tapahtuu ja että se yleensäkin tapahtuu.
Kysy neuvoja, jos olet solmussa!
Aika paljon asioita puolin ja toisin, mutta yhteistyöllä se onnistuu. Jollet ymmärrä itse kaikkea tai olet hukassa, miten ne sivut nyt kannattaisi uudistaa, niin aloita vaikka miettimällä miksi ne sivut olisivat juuri sinun bisneksellesi tärkeät strategisesti.
Apua saat, kun vaan pyydät! Laulussakin sanotaan, että ”sitä saat, mitä tilaat”. (Tosin siinä ei hankittu kotisivuja, suom.huom.).