Mihin aikasi kuluu, yrittäjä? - Oman ajankäytön tarkastelu kannattaa

Jos päiväsi yrittäjänä ovat yhtä hulabaloota, niin oman ajankäytön tarkastelu kannattaa. Se voi auttaa sinua keskittämään tarmosi asioihin, jotka vievät yritystäsi eteenpäin.

Maija-Leena Rissanen

Pienen yrittäjän työajan hallinta ja tehokkuus on omissa käsissäsi

Jos päiväsi ovat yhtä hulabaloota ja työpäiväsi venyvät iltoihin tai viikonloppuihin, niin ehkä on aika tarkastella, mihin aikasi kuluu, yrittäjä. Oman ajankäytön tarkastelu kannattaa ja voi antaa tietoa siitä, mitä voisit kehittää ja mistä voisit luopua omalta osaltasi, ja yrityksesi voisi mahdollisesti paremmin. Ehkäpä kannattaisi delegoida osan tehtävistä toisille tai ostaa palveluja yrityksen ulkopuolelta?

Usein pienellä yrittäjällä ei ole mitään tuntiseurantaa ja työnajan kirjaamiskäytäntöjä, mutta hyvä tapa on pitää jonkinlaista (työ)päiväkirjaa, johon voit merkitä työpäivän tekemisiä ja aikaansaannoksia. Samaiseen kirjaan voisit merkitä myös tunteitasi ja tuntojasi siitä, mikä meni hyvin ja mikä otti päähän tai ei onnistunut. Ja kehitysoptimistina suosittelen myös kirjaamaan, jos päähäsi pälkähtää joku briljantti idea, mutta jota et nyt ehkä ehdi sen pitemmälle kehittää.

Tällä tavalla saat itsellesi ymmärrystä, mihin päiväsi menevät. Tarkastelemalla esimerkiksi kuukausittain päiväkirjaasi, alat saada käsitystä siitä, missä voisi olla kehitettävää.

Onneksi on myös ihmisiä, jotka ovat tutkineet tehokkaiden ihmisten toimintamalleja. Näistä voimme yhdessä oppia paremmiksi ihmisiksi ja samalla tietysti myös paremmiksi yrittäjiksi.

”Millä tavalla tai tekemisellä, jota et vielä tee, olisi suuri vaikutus tavoitteisiisi, olipa ne henkilökohtaisia tai yritykseesi liittyviä? ”

Miten oppia tehokkaammaksi ja aikaansaavammaksi omassa yrittämisessään?

Ajankäyttömme ei ole aina vain meistä itsestämme kiinni, vaan olemme osa suurempaa kokonaisuutta. Bisneskirjagurun Stephen R. Coveyn mukaan onnellisuus ja menestyminen perustuu seitsemään toimintamalliin, joita erityisesti tehokkaat ihmiset hyödyntävät. Väittämän mukaan ulkoisia tekijöitä ei kannata lähteä muuttamaan, vaan kannattaa keskittyä omiin sisäisiin asioihin kuten motivaatioon, asenteisiin ja luonteeseen. Lisäksi hänen mukaansa toimintatapamme tulisi olla toisistamme riippuvainen ja yhteistyökeskeinen eli kukaan ei toimi käytännössä kuitenkaan täysin yksin. Hän käyttää termiä ”interdependent”, joka tarkoittaa sellaista riippuvaisuutta, jossa eri osapuolet auttavat toisiaan ”onnistumaan” tai kasvamaan, siis jonkinlaista yhteistyötä.

Hän listaakin omassa ”Tie menestykseen: 7 toimintatapaa henkilökohtaiseen kasvuun ja muutokseen” -kirjassaan (alkuperäinen nimi: 7 Habits of Highly Effective People) tehokkaiden ihmisten toimintatavoiksi seitsemän periaatetta:

  1. Ole proaktiivinen
  2. Aloita tekeminen loppu mielessäsi
  3. Laita ensimmäiset asiat ensimmäisiksi
  4. Ajattele win/win
  5. Yritä ensin itse ymmärtää, ennen kuin yrität saada toisen ymmärtämään
  6. Opettele näkemään synergiat
  7. Teroita saha

Proaktiivisuudella hän tarkoittaa, että jokaisen meistä tulisi ottaa vastuu omasta elämästämme omiin käsiimme eikä odottaa ulkoisia tekijöitä ohjamaan meitä. Proaktiivista ihmistä ohjaa hänen omat arvonsa ja valintansa. Proaktiivinen ihminen keskittyy asioihin, joita hän oikeasti voi muuttaa. Proaktiivinen ihminen pitää lupauksensa. Proaktiivisuutta voi harjoittaa asettamalla itselleen pieniä tavoitteita, joita on mahdollista saavuttaa ja oppia sitä kautta oman elämänsä vastuullisuutta.

Toinen periaate tuo esille ajatuksen siitä, että jokaista päivää tulisi elää oma loppu mielessään, täydesti ja läsnä olevasti. Mitä muut ihmiset sinusta muistavat sinun jälkeesi? Mikä on sinun elämäsi visio? Mikä sinä haluat olla? Mitä sinä haluat tehdä? Mihin arvoihin tekemisesi ja valintasi perustuvat? Oman ajankäytön tarkastelu kannattaa ja antaa ehkä myös vastauksia näihin kysymyksiin.

Kolmas periaate on ensimmäisen ja toisen periaatteen käytäntöönpano. Millä tavalla tai tekemisellä, jota et vielä tee, olisi suuri vaikutus tavoitteisiisi, olipa ne henkilökohtaisia tai yritykseesi liittyviä? Periaate kuuluttaa omien arvojen mukaista tekemistä ja sitoumusten pitämistä. Kannattaa asettaa sellaiset asiat muiden edellä, joilla on merkitystä.

Win/win -ajattelulla tarkoitetaan toimintamallia, jossa haetaan molemmille osapuolille soveltuvaa ratkaisua. Tällaisen viitekehyksen omaksuminen tarkoittaa, että elämä on yhteistyötä, ei kilpailua. Coney argumentoi, että esimerkiksi suhteiden, sopimuksien ja prosessien tulisi mahdollistaa eri osapuolille hyödyllisiä tuloksia ja tyytyväisyyttä. Win/win on osa ratkaisukeskeistä ajattelua.

Kommunikointi on osa tehokasta toimintaa. Coneyn mukaan se, että pyrit ensin itse ymmärtämään tilanteet, edesauttaa kommunikoinnissa. Empaattinen kuuntelu on taito, jota kannattaa harjoitella. Kun osaat kuunnella, ihmiset alkavat luottaa sinuun. Kun on luottamusta, viestisi menee paremmin perille.

Synergialla tarkoitetaan kahden (tai useamman) asian yhteisvaikutusta. Ihmisten välisenä asiana synergialla tarkoitetaan yhteistyötä ja yhdessä tekemistä. Synergian etsiminen on osa arvopohjaista johtamista. Coney tuokin esille, että synergian näkeminen tulisi olla yksi osa jokapäiväistä (työ)elämää, koska kokonaisuus on aina enemmän kuin osiensa summa. Ihmisten osaaminen kulminoituu yhteistyössä.

Sahan teroittamisella Coney viittaa ajatukseen, että tärkein investointi omassa elämässäsi on itsesi kehittäminen neljän eri näkökulman suhteen. Fyysiseen liittyy liikunta, stressin hallinta ja ravinto. Sosiaaliseen näkökulmaan liittyvät mm. empatia ja yhteistyö. Henkisyyteen kuuluvat puolestaan omien arvojesi pohdinta ja sitoumuksesi.  Mentaalinen näkökulma kuuluttaa omien ajatusten ja näkökulmien laajentamista opiskelemalla ja oppimalla, koska sillä on merkitystä myös tehokkuuteen (ja luovuuteen –blogikirjoittajan huomautus).

Tein hiukan väkivaltaa, kun tiivistin periaatteet todella lyhyesti. Mutta kannattaa tutustua aiheeseen tarkemmin, mikäli aihe kiinnostaa. Ehkä voimme tehdä yhteenvetoa kokonaisuudesta liittyen oman ajankäytön tehostamiseen:

  • kannattaa keskittyä asioihin mitä itse voi muuttaa ja mihin voi vaikuttaa (ihmisenä tai yrityksenä)
  • kannattaa kehittää itseään ihmisenä, eikä seilata aina omalla mukavuusalueellaan
  • kannattaa panostaa yhteistyöhön toisten ihmisten ja yritysten välillä, esimerkkeinä yhteiset liiketoiminnalliset intressit tai toiminnan tehostaminen ulkoistamalla tekemistä pienemmässä tai isommassa skaalassa
  • kannattaa toimia johdonmukaisesti omien arvojen ja tavoitteiden mukaan. Omien arvojen ja tavoitteiden kirkastaminen on tärkeää.
  • kuuntele, puhu vasta sitten

Miksi minua kiinnostaa pohtia ja kirjoittaa aiheesta?

Joku voi ihmetellä, miksi minua, liiketoiminnan konsulttia, kiinnostaa kirjoittaa jaksamisesta ja oman ajankäytön tehostamisesta. Tietysti yksi näkökulma aiheeseen on omakohtaisuus. Kamppailen yksinyrittäjänä usein sellaisten kysymysten äärellä kuin teenkö tarpeeksi oikeita töitä? Onko ei-laskutettava työ työtä (esimerkiksi oma markkinointi tai suunnittelu tai vaikka tällainen blogiin kirjoittaminen)? Miten tekisin asioita niin, että siitä olisi paremmin tulosta?

Uskon, että yrittäjinä kamppailemme moni samojen kysymysten äärellä. Usein oman ajankäytön tarkastelu kannattaa ja antaa eväitä toiminnan tehostamiseen ja työn järkevöittämiseen.

Toinen näkökulmani on se, mitä näen paljon yrittäjissä. Kun oma työni perustuu paljon analyyseihin, suunnitelmallisuuteen ja oman osaamisen kehittämiseen, niin monella liiketoiminta pyörii arjessa asiakkaiden nopeatempoisessa palvelemisessa, myymisessä, valmistamisessa, hoitamisessa, korjaamisessa, ongelmien ratkaisussa, henkilöstöhallinnassa jne. Tällaisessa tilanteessa usein yrittäjällä ei ole aikaa pysähtyä miettimään pitempiaikaisia visioita tai suunnitelmia. Arki ajaa ohi suunnitelmallisuuden. Kuitenkin monen yrittäjän liiketoiminta hyötyisi selkeämmistä toimintatavoista, prosesseista, mittareista, johtamisesta jne.

Muutos lähtee kuitenkin aina yrittäjästä itsestään. Jos pystyt oikeasti tarkastelemaan kriittisesti omaa ajankäyttöäsi ja miettimään, mikä tekeminen (sinun toimestasi) vie yritystäsi ja liiketoimintaasi eteenpäin ja mitä voisit tehdä vähemmän, niin sinulla on käsissäsi mahtava mahdollisuus kehittää toimintaasi. On turhaa palaa loppuun tekemällä kaikki itse (kuten pienissä yrityksissä usein), vaan on järkevämpää kehittää toimintaa prosessien avulla. Ja kun vielä mittaa prosessejaan, niin näkee miten eri toiminta kannattaa. Mittarit auttavat myös tehostamaan tarvittaessa, kun oikeasti tiedät, mikä toimii ja mikä ei. Ja kannattaa tosiaan miettiä, tarvitseeko kaikkea tehdä itse, vai olisitko tehokkaampi omassa liiketoiminnassasi, jos ulkoistaisit jotain? Tähänkin prosessien kehittäminen antaa osviittaa, nimittäin millaisia vaatimuksia sinun kannattaa asettaa omille toimittajillesi, olkoonpa se tavaraa tai palvelua.

Haluatko lukea lisää vastaavasta aiheesta?

Yksi ajankäyttöön liittyvä yrityksen kehittämisen kokonaisuus on erilaisten prosessien määrittäminen ja laadun kehittäminen.

Voit tutustua aiheisiin aikaisemmissa kirjoituksissani:

Tarvitseeko pienyritys prosesseja?

Miten ylläpidät jaksamista yrittäjänä?

Helmikuun haaste: Päivä 7 Mieti millä resursseilla teet markkinointia ja varaa sille kunnolla aikaa


Suosittelen myös mukavaa ulkopuolista sivustoa, josta voit löytää ajankäyttöösi liittyvää kehittävää sisältöä, joka ei ole niin liiketoimintakeskeistä kuin minun tekstini:

Hidasta elämää

maija-leenan missio

Haluan auttaa pieniä ja keskisuuria yrittäjiä sekä yksinyrittäjiä löytämään oman tavan toimia alansa kilpailussa. Autan yrittäjiä yli 25 vuoden liiketoiminnan kehittämisen kokemuksella eri alojen yrityksistä. Sydäntäni lähellä ovat erityisesti tuotteistamisen, markkinoinnin ja myynnin kehittämisen haasteet ja mahdollisuudet.

Kysy rohkeasti lisää!

Maija-Leena Rissanen