4 tärkeää prosessia yksinyrittäjälle

Jos haluat kehittää yritystäsi, niin prosesseilla on todella sijaa myös pienessä yrityksessä. Mitkä ovat 4 tärkeää prosessia yksinyrittäjälle?

Maija-Leena Rissanen

Miksi prosessit ovat tärkeitä?

Jos olet pieni yrittäjä tai yksinyrittäjä, niin usein prosessien miettiminen tuntuu kovin kaukaiselta. Tavanomaisesti yksinyrittäjyyteen lähdemme sillä ajatuksella, että voit olla vapaa rutiineista ja voit olla luova. Mutta jos ajattelemme sitä, että haluat kehittää yritystäsi, niin prosesseilla on todella sijaa myös pienessä yrityksessä. Mitkä ovat 4 tärkeää prosessia yksinyrittäjälle?

Tärkeimmät syyt, miksi prosesseja kehitetään, liittyvät siihen, että voit olla tehokas, voit toistaa asioita järkevästi ja että erilaisille toiminnoille voit asettaa hintaa eli määritellä paljonko ne vievät aikaa sinulta ja muita resursseja sekä tunnistaa millaista arvoa ne tuottavat asiakkaallesi. Aina kaikki tehty työ ei ole arvoa tuottavaa, mutta paljon voidaan tehdä sillä, että mietimme omia prosessejamme ja mietimme, että mistä tietyssä asiassa tai toiminnossa syntyy arvoa ja ennen kaikkea, kun myyt omaa osaamistasi tai tekemistäsi asiakkaallesi, niin sinulla on selkeä pohja, minkä perusteella saat hinnoiteltua omat tuotteesi ja palvelusi.

Joskus prosesseilla on merkitys yrityksesi uskottavuuden ja laadun takeena. Lue esimerkiksi seuraavasta aiheesta:

Laadun kehittäminen mikro- tai pk-yrityksessä

”Prosessit eivät tee työtä, ihmiset tekevät. ” -John Seely Brown

Palvelumuotoilulla voit määritellä luovasti esimerkiksi asiakaspolkusi

Miten palvelumuotoilu ja prosessit liittyvät toisiinsa? Palvelumuotoilussa tyypillisesti haetaan toimintaan asiakasnäkökulmaa eli mietitään asiakkaan näkökulmasta miltä yritys näyttää ulospäin ja miten sitä asiakasta voidaan ohjata ostamiseen ja tuotteiden sekä palvelujen hyödyntämiseen. Periaatteessa asiakaspolkukin on eräänlainen prosessikuvaus. Sinulla yrittäjänä ei tietenkään ole kaikkeen asiakaspolkuun vaikuttamismahdollisuuksia, mutta kun lähdet mieltämään tämän tärkeän asiakaspolun omien tuotteittesi ja palvelujesi suhteen sinun asiakkaidesi näkökulmasta, niin hyvin pian tunnistat eri vaiheita, joihin voit vaikuttaa markkinoinnilla, tuotteistamisella ja prosessien kehittämisellä, ja myyntitoimillasi esimerkiksi antamalla asiakkaallesi mahdollisuus varata aikoja sähköisellä ajanvarausjärjestelmällä.

Vaikka prosessit tuntuisivat vieraalta, niin siinä mielessä juuri palvelumuotoilun keinoin asiakaspolun määrittäminen on prosessiluonteinen pohdinta, joka jokaisen yrittäjän kannattaa käydä läpi.

Yksi kivijalkayrittäjä sai oivalluksen oman asiakkaansa näkökulmasta, kun hän sattumalta kerran tuli sisään samasta ovesta kuin asiakkaansa. Hänellä oli tapana tulla kauppaansa takaovesta, mutta nyt takaovella oli remontin vuoksi este ja kerrankin hän tuli sisään samalla lailla kuin asiakas. Mitä tästä seurasi? Hän oivalsi, että tärkeimmät myytävät tuotteet olivat näkymättömissä kaupan perällä ja että asiakasta ei kaupassa ohjannut mikään etenemään tutustumaan tuotteisiin johdonmukaisesti. Niinpä hän järjesti kaupan uuteen uskoon niin kuin se olisi loogista ja mukavaa asiakkaalle. Ja tuloksena oli, että kauppa kävi uuteen malliin.

Mitkä ovat 4 tärkeää prosessia yksinyrittäjälle?

Asiakaspolku on siis hyvä tunnistaa, mutta mitä muita prosesseja pienen yrityksen kannattaisi pohtia? Usein prosesseja kehitetään tietyn standardin mukaisiksi, mutta luovuuttakin voit käyttää. Pienen yrityksen kannattaisi miettiä prosessejaan ainakin seuraavista näkökulmista. Asiakas tuo sinulle elannon, joten asiakasprosessin määrittäminen omassa yrityksessäsi on tärkeää. Mitä pitää tapahtua ennen kuin asiakas tulee sinun tuotteittesi ja palvelusi piiriin? Mitä tapahtuu, kun hän on niitä hankkimassa? Mitä voisi tapahtua ostamisen jälkeen?

Toinen tärkeä prosessi olisi palvelun tuottamiseen liittyvä prosessi (siis jos tarjoat palveluja). Toisin sanoen kannattaa tutkia ja hahmottaa, mitä siinä palvelussa tapahtuu. Mitkä osat palvelussasi ja miten sinun palvelusi on toistettavissa? Hyvinvointiyrittäjillä on usein aika selkeästi kuvattuna se, mitä tietty palvelu sisältää ja mikä sen kesto on. Monella muullakin yrittäjällä tällainen selkeä kuvaaminen voisi auttaa asiakasta ymmärtämään mitä kokonaisuus sisältää. Tuotteistamisen ja palveluprosessin yhdistäminen on tärkeätä. Jos puolestasi myyt tuotteita, niin tuotteen myyntiprosessi on tärkeä hahmottaa.

Kolmanneksi toisin esille, että markkinointikin on prosessi. Vaikka markkinointi usein kuvataan yrityksissä tukitoiminnoiksi, niin markkinoinnin merkitystä ei voi ohittaa. Pienessä yrityksessä me teemme kaikkea yrittäjinä, joten markkinointi on iso osa arkista toimintaa (tai siis tulisi olla). Markkinoinnin tehokkuutta edistää se, että markkinoinnin toimet nähdään toistuvana prosessina. Suunnitelmallisuuden lisääminen markkinointiin on usein yksi kehityskohde, josta keskustelemme yrittäjien kanssa sparrauksissa.

Markkinointiin usein suhtaudutaan siten, että sitä tehdään, kun on aikaa. Markkinointia ei kauheasti suunnitella etukäteen eikä tuloksia katselmoida jälkikäteen. Markkinoinnin näkeminen prosessina auttaa usein tähän haasteeseen ja tuo tehokkuutta ja vaikuttavuutta markkinointiin. Suunnitelmallinen markkinointi mahdollistaa markkinoinnin sisältöjen tekemistä etukäteen eikä silloin kun tilanne on päällä, eli järkevöittää yrittäjän ajankäyttöä tähänkin työhön.

Markkinoinnin prosessina voisi olla vuosittainen markkinoinnin vuosikellon laatiminen ja ylläpitäminen. Lyhyemmällä aikavälillä sisällön tuotannon tehtävät voisivat olla osa markkinoinnin prosessia. Ja jo mainittu markkinoinnin tulosten seuranta voisi olla osa määriteltävää markkinoinnin prosessia. Lyhyesti sanottuna kannattaa tunnistaa tehtävät, jotka toistuvat pitkällä aikajänteellä (vuosisuunnitelma) ja sitten ne lyhyemmän aikavälin ponnistukset (markkinointikampanjat ja muu sisällöntuotanto).

Neljäs tärkeä prosessi pienelle yrittäjälle on talousprosessi. Sinänsähän me kaikki yrittäjät kerämme kuitit fyysisesti tai sähköisesti kasaan ja kiikutamme ne kirjanpitäjälle, mutta talousprosessiin voisi liittää suunnittelua ja seurantaa vahvemmin. Hyvä tapa on laatia taloudellinen vuosisuunnitelma, budjetointi, myyntisuunnitelma jne. Tavoitteena on hahmottaa, minkälaisesta toiminnan tasosta on kyse ja ideoida, mitä voi tehdä, jos haluaa kasvaa. Tämänkin kokonaisuuden voi nähdä selkeänä prosessina, jossa on vuositason suunnitelma, ja kuukausitasolla puolestaan katsomme toteutuneita lukuja ja pyrimme korjaamaan toimintaa, jos ei olla tavoitteissa.

Prosessien kehittämisestä voit lukea lisää:

Miten yritys voi kehittää prosesseja?

 

Prosessien kehittäminen pienessä yrityksessä

Pienen yrityksen prosessien ei tarvitse olla monimutkaisesti määriteltyjä. Johdonmukaisuus ja suunnitelmallisuus toiminnassasi tuo ryhtiä yrittämiseesi. Kirjoituksessa toin esille, mitkä ovat 4 tärkeää prosessia yksinyrittäjälle.

Prosessien suunnittelusta ei tule tehdä tiedettä itsessään, vaan käytännön kuvaaminen ja järkeistäminen riittää. Kyllä luovuudellekin on edelleen sijaa, vaikka prosessit olisikin selvästi määritellyt.

Prosesseilla voit hakea myös erilaistumista oman toimialasi kilpailussa:

Vastuullinen toimija voi erilaistua kilpailussa

 

Jos ajankäyttösi mietityttää, niin tutustu aiheeseen aikaisemmasta kirjoituksestani:

Mihin aikasi kuluu, yrittäjä? – Oman ajankäytön tarkastelu kannattaa

 

Herättikö kirjoitus innostusta pohtia oman yrityksesi prosesseja? Voin auttaa, jos koet aiheen haastavaksi ja haluat kehittää yritystäsi. Kysy rohkeasti lisää!

maija-leenan missio

Haluan auttaa pieniä ja keskisuuria yrittäjiä sekä yksinyrittäjiä löytämään oman tavan toimia alansa kilpailussa. Autan yrittäjiä yli 25 vuoden liiketoiminnan kehittämisen kokemuksella eri alojen yrityksistä. Sydäntäni lähellä ovat erityisesti tuotteistamisen, markkinoinnin ja myynnin kehittämisen haasteet ja mahdollisuudet.

Kysy rohkeasti lisää!

Maija-Leena Rissanen