4 tärkeää oivallusta prosessien kehittämisestä

Kirjoituksessa tuon esille muutamia oivalluksia, joita on syntynyt asiakkaan kanssa tehdystä prosessien kehittämistyöstä. Ehkäpä joku näistä oivalluksista innostaa sinutkin prosessien kehittämiseen? Prosessien kehittäminen kannattaa aina.

Maija-Leena Rissanen

Teoria on teoriaa, mutta kokemus on valttia

Viime keväänä olen saanut tehdä yhdessä asiakkaan kanssa laajemman prosessien kehittämisen hankkeen ja mietin, että on hyvä jakaa hiukan joitakin oivalluksia, joita meille syntyi tässä työssä. Ehkäpä jokin oivallus saa sinutkin investoimaan omaa aikaasi yrityksesi prosessien kehittämiseen ja toimintasi tehostamiseen? Prosessien kehittäminen kannattaa aina.

”Täydellisyys keskittyy lopputulokseen, mutta erinomaisuus prosessiin.” -Jerry Moran

Oivallus #1: Ymmärrä yrityksesi toiminnan eri aikajänteet ja niihin liittyvät kehittämistarpeet

Yrittäjällä on aina se yrittämisen arki ja asiakastyö päällimmäisenä mielessä. Joskus kehittämiselle ei jää riittävästi aikaa tai sitä ei tehdä johdonmukaisesti. Toinen haaste voi olla selkeiden johtamisen rutiinien puuttuminen ja erilaisten toimintojen eri aikajänteiden hahmottaminen.

Aloittaessamme yhdessä yrittäjän kanssa käymään läpi yrityksen johtamisen prosesseja, ensimmäinen tärkeä oivallus oli eri aikajänteisten toimien eriyttäminen toisistaan. Tarkoittaa siis yksinkertaisesti, että yrityksessä tulisi olla selkeä toimintamalli pitkäaikaisen strategian miettimiseksi ja laadittujen strategioiden tarkistamiseksi ja päivittämiseksi. Sen lisäksi vuositasolle on hyvä määritellä toimintatapa vuosisuunnitelman ja tavoitteiden laadinnalle eli esimerkiksi budjetointi, miten ja milloin tehdään sekä miettiä millaisia kehittämistoimia tuleva 12 kk käytännössä voi pitää sisällään.

Ja se mikä meitä kaikkia on lähinnä, eli kuukausitaso, on lyhin aikajänne, jolla toimintaa voi ohjata. Jokapäiväiset päätökset ja toimet, miten tehdään ja miten seurataan kuuluvat tähän aikajänteeseen.

Voisi melkein tehdä johtamisesta mantran: pitkän tähtäimen suunnitelma – vuosisuunnitelma – kuukausitaso tai vaihtoehtoisesti hymistä mantraa ”strategia => toimintasuunnitelma => operatiivinen suunnitelma”.

Ja jotta kaikki pysyy ruodussa, on hyvä olla selkeät mittarit, joilla näitä seurataan. Mittareista olenkin jo aiemmin kirjoittanut.  Tutustu vaikka lyhenteeseen SMART:

https://arcticideas.fi/miten-yritys-voi-kehittaa-prosesseja/

Oivallus #2: Prosessi kuvaa toimintaa, kuten se on yrityksen ideaalitilanteessa

Toinen selkeä oivallus tapahtui tilanteessa, jossa aloimme tutkia valmistuksen prosesseja. Asiakkaani luontainen reaktio oli kuvattua prosessia miettiessään, että ”eihän se nyt näin mene”. Sitten hän oli hiljaa hetken ja hymyili. Niin – prosesseja on tavoite kuvata siihen ideaalitilanteeseen, joka tälle yritykselle voisi sopia. Eli prosessi on kuvaus tilanteesta, joka toimii. Prosessien kehittämisen ideana on kuvata yritykselle sopivat toimivat prosessit. Sen jälkeen on tärkeää pohtia, miten näitä uusia prosesseja aletaan hyödyntämään.

Usein yritykset ottavat prosessien kehittämisen yhteydessä käyttöön erilaisia sähköisiä järjestelmiä, esimerkiksi taloushallintaan, tuotehallintaan, varastohallintaan, asiakashallintaan jne. Eli prosessien kuvaamisen merkitys onkin samalla opastaa näiden järjestelmien järkevään käyttöön.

Kolmas selkeä oivallus oli, että jatkossa yrittäjällä ei ole enää tarvetta ylläpitää erilaisia seurantataulukoita, vaan hän voi oikeasti hoitaa kaiken toimintajärjestelmässään ja määrittää sinne toimintaa ohjaavia mittareita. Tämäkin tehostuminen kertoo, että prosessien kehittäminen kannattaa aina.

OIvallus #3: Älä kehitä turhaa byrokratiaa!

Vaikka lähtökohtaisesti voimme löytää erilaisia teoreettisia malleja yritysten eri toiminnoille, niin yksi tärkeä osa yrityskohtaista prosessien kuvaamista on tunnistaa juuri kyseessä olevan organisaation rakenne ja koko. Isoissa organisaatioissa on yleensä enemmän hierarkiaa ja päätöksien ja erilaisten hankintojen tms. hyväksyttämisiin rutiineja, jotka pitää kuvata osaksi prosesseja vastuineen ja tehtävineen. Pienemmässä yrityksessä prosessi tältä osin on yksinkertaisempi ja usein suoraviivaisempi, kun toimijoita on vähemmän.

Kuitenkin prosessien kuvaaminen kannattaa pienemmässäkin yrityksessä. Esimerkiksi laadun kehittämiseen liittyvät mahdollisuudet tulevat näkyviksi ja voit myös tunnistaa turhia työvaiheita, eli virtaviivaistaa toimintaasi.

Kuvaa vain ne toimet, jotka oikeasti riittävät. Älä kehitä turhaa byrokratiaa! Prosessien skaalaaminen yrityksen resursseihin on tärkeä vaihe prosessien kehittämisessä.

Oivallus #4: Kun otat käyttöön uusia sähköisiä järjestelmiä, luo katsaus omiin toimintamalleihisi

Tämä tulikin jo aiemmin esille, mutta toistan tässä. Kun olet ottamassa käyttöön uusia toiminnan ohjaamiseen liittyviä järjestelmiä, niin prosessien kuvaaminen juuri sinun yritykseesi sopivasti on tärkeää. Tällöin varmistat, että uusi järjestelmä palvelee juuri sinun yrityksesi tarpeita. Olkoonpa siis kyseessä talous-, valmistukseen liittyvä, varasto-, tuotehallintaan liittyvä tai myyntijärjestelmä, niin prosessien tarkastelu kannattaa.

Miten onnistut parhaiten prosessien kehittämisessä yrityksellesi?

Lopuksi muutama vinkki, kuinka onnistut parhaiten prosessien kehittämisessä:

  1. Käytä ulkopuolista asiantuntija-apua: Ulkoinen asiantuntija on neutraali ja riippumaton auttaja. Hän voi nähdä toiminnassa asioita, jotka jäävät helposti huomiotta, kun niihin on totuttu. Hän voi myös verrata toimintaasi muihin saman alan yrityksiin eli saat tietoa siitä, mikä toimii alallasi.
  2. Sitoudu itse ja käytä aikaasi kehittämistyöhön: Ulkopuolinen taho voi auttaa sinua, mutta sinun täytyy oman yrityksesi toimijana käyttää aikaasi prosessien muokkaamiseen tavoitteisiisi sopiviksi ja tämä työ vie aikaa. Varaa siis kehittämiselle aikaa (ja rahaa).
  3. Ota mukaan mahdollisuuksien mukaan henkilöstöä jo kehitysvaiheessa ja sitouta heitä uusin prosesseihin: Henkilöstön mukaan ottaminen prosessien mietintään on hyvä tapa pohtia, millaiset toimintatavat ovat yrityksessäsi järkeviä. Lisäksi uusien toimintamallien omaksuminen käy myös paremmin, kun henkilöstö on mukana hankkeessa alusta asti.
  4. Hanki tietoa ja perehdy prosessien kuvaamiseen: On järkevää hankkia perusymmärrys prosessiterminologiasta ja prosessien logiikasta. Erityisesti, jos olet samaan aikaan ottamassa käyttöön sähköisiä järjestelmiä, niin tämä ymmärrys voi auttaa järjestelmien käyttöönotossa.

Prosessien kehittäminen kannattaa aina -lue lisää prosesseista

maija-leenan missio

Haluan auttaa pieniä ja keskisuuria yrittäjiä sekä yksinyrittäjiä löytämään oman tavan toimia alansa kilpailussa. Autan yrittäjiä yli 25 vuoden liiketoiminnan kehittämisen kokemuksella eri alojen yrityksistä. Sydäntäni lähellä ovat erityisesti tuotteistamisen, markkinoinnin ja myynnin kehittämisen haasteet ja mahdollisuudet.

Kysy rohkeasti lisää!

Maija-Leena Rissanen